您所述会议资料如数量不大、且无商业价值,应可归入文件类进出境快件、并获免税放行。你所可以委托快件运营人办理报关手续。文件类进出境快件报关时,运营人应当向海关提交《中华人民共和国海关进出境快件KJ1报关单》、总运单(副本)和海关需要的其它单证。