一、案例背景

案例一

A外贸出口企业收到主管税务局出具的《税务事项通知书》，主要内容为“你单位已办理的出口退(免)税业务，因未按规定进行单证备案(因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外)的出口货物，不得申报退(免)税对《应追回已退(免)税款明细表》所列业务的已退(免)税款予以追回。”，涉案的出口退税款金额达50万元。

案例二

B外贸出口企业收到某税务局稽查局出具的《税务行政处罚决定书》，主要内容为“你单位的1张出口货物报关单，单号为**，对应的退税所属期为2021年12月，无法提供该笔出口业务的出口货物装货单。我局向你单位发出税务事项通知书、责令限期改正通知书，要求你单位在限期内提供相关备案单证资料，你单位在限期内无法补充或重新提供以上备案单证资料。”最终，某税务局稽查局对B外贸出口企业未按规定保管备案单证的行为处罚2000元。

二、律师分析

1. 什么是备案单证？

《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）第二条第一项的规定，“（一）纳税人应在申报出口退（免）税后15日内，将下列备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。

1.出口企业的购销合同（包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等）；

2.出口货物的运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等）；

3.出口企业委托其他单位报关的单据（包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等）。

纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

纳税人发生零税率跨境应税行为不实行备案单证管理。”

根据上述规定可知，备案单证为出口企业的购销合同、出口货物的运输单据、出口企业委托其他单位报关的单据。

2. 因“未按规定进行单证备案”，税务局有权对出口企业已取得的退税款予以追回

根据《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第八项的规定，“（八）出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。”

由此可知，若出口企业未按规定进行单证备案，税务局有权要求出口企业使用免税政策，对出口企业已取得的出口退税款予以追回。

3. 出口企业应与税务局充分沟通“未按规定进行单证备案”的具体内容

以A外贸出口企业为例，其收到主管税务局出具的《税务事项通知书》只是简单提及“未按规定进行单证备案”，并未列示具体的情形与原因；A外贸出口企业应积极、主动地与税务局充分沟通，了解是哪些单证没有按规定进行备案。

根据兰迪海关财税团队代理的案件，我们了解到，大部分出口企业会按税务局的要求进行单证备案，比如采购合同、出口合同、海运提单等；但有时主管税务局审核备案单证时发现疑点，要求出口企业进一步提供相关资料，如装货单、订舱单、拼箱拼柜的资料等。部分出口企业没有保存相关资料，或者提供给税务局的相关资料存在问题，无法消除税务局的疑问，导致税务局认定出口企业“未按规定进行单证备案”。

因此，出口企业应与税务局充分沟通“未按规定进行单证备案”的具体内容，是指采购合同、出口合同、海运提单未按规定进行备案，还是指装货单、订舱单等相关资料未及时保管与留存。

4. 若出口企业无法提供装货单等相关资料，是否属于“未按规定进行单证备案”的情形

根据案例二，B外贸出口企业无法提供出口货物的装货单，最终税务局稽查局以该企业未按规定保管备案单证为由给予税务行政处罚，对应的依据如下。

《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第一项的规定，“（一）出口企业和其他单位有下列行为之一的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚：1．未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；2．未按规定装订、存放和保管备案单证的。”

结合前文的分析，装货单、订舱单等不属于按规定要求备案的购销合同、运输单据、或委托其他单位报关的单据。若出口企业无法提供装货单等相关资料，笔者认为不属于“未按规定进行单证备案”的情形，不适合以国家税务总局公告2013年第12号第五条第八项为由要求出口企业返纳已取得的退税款，但税务局可以依据国家税务总局公告2012年第24号第十三条第一项的规定，以未按规定保管有关出口货物退免税资料为由对出口企业予以处罚，处二千元以下罚款，情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款。

三、律师建议

出口退税涉及的业务领域非常广泛，包含国内采购、国际贸易、报关出口、国际物流、跨境收汇等，每个环节都涉及到备案单证与相关资料的收集；若出口企业没有及时收集与保管备案单证与相关资料，对最终能否顺利取得退税款以及已取得的退税款不被税务局追回等非常重要。兰迪海关财税团队结合自身的办案经验，提供如下参考建议。

1. 出口合同：贸易术语的选择，实践中有些税务局对EXW贸易术语的货物出口持谨慎的态度，退税审批周期相对较长；指示交货，若提单上的收货人并非出口合同的买方、发货人并非出口企业或外商，建议在合同中明确最终的收货人、发货人信息。

2. 报关出口：报关单上的境内发货人应为出口企业，境外收货人应为出口合同的买方；报关单上的商品名称与计量单位等应与增值税专用发票、提单等保持一致；若存在拼箱的情形，应在备注栏注明。

3. 运输单据：根据运输方式不同应保存对应的运输单据，如海运，单据为海运提单；空运，单据为空运单；运输到香港，单据为载货清单；铁路运输，单据为铁路运单。若存在拼箱的情形，建议在提单上单独列示出口企业的品名和重量，便于与报关单的信息交叉核对。

4. 与税务局沟通：出口企业面临税务局检查或者稽查时，应认真且谨慎地对待；有时税务局会要求出口企业提供更多的资料来消除疑点，但出口企业提供的资料没有事先审核、或不清楚税务审核的重点，导致提供的资料存在更多的错误或者疑点，会引发税务局更深入的调查。因此，出口企业在与税务局沟通时，应“走一步看三步”，提前梳理与审核相关资料，确保提供给税务局的资料以及说法前后统一、不存在矛盾之处。

5. 专业的团队介入：在面对税务检查或者稽查时，大部分出口企业的应对经验不足，建议必要时由专业的团队协助企业应对税务检查或者稽查；专业的团队不仅理论知识丰富，还会对可能涉及的方案进行利弊分析，选择适合企业的最优方案。以前文的案例二为例，出口企业没有提供装货单等相关资料被税务行政处罚，罚款金额只有2000元，相比返纳退税款而言似乎出口企业“赚到”了；但是如果出口企业因为有了税务行政处罚的记录，出口企业管理类别被调整为四类，对日后出口退税的办理产生非常大的影响，不仅退税周期长，对申报退税的资料也有更严格的要求。

鉴于出口退税涉及的合规风险点很多，在此处就不一一列举，若感兴趣欢迎联系兰迪海关财税团队交流与探讨。

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